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Congrès, Convention & Conférence

Les congrès et conférences permettent le rassemblement d'un grand nombre d'intervenant de différentes entreprises avec des intérêts collectifs, dans le but d'échanger sur une thématique liée à une activité commune. Une convention d'entreprise est comparable à une « réunion interne » à échelle locale, régionale, nationale ou internationale. Dans le cadre des conventions, les entreprises communiquent sur leurs résultats, les objectifs du groupe lors de stratégies commerciales, lancement de nouveaux produits.
Le plus simple est d’organiser la manifestation dans vos locaux. Mais s’ils ne sont pas adaptés, et c’est souvent le cas pour les petites entreprises, ou en ce qui concerne l’organisation de congrès, qui sont des manifestations d’envergure, il va vous falloir recourir à une location de salle (voir gestion de salle).

 

Dans cette hypothèse, nous faisons attention à 4 critères :

  • Agencement : nous privilégions les salles agencées pour accueillir des réunions et pourvues d’un auditorium spacieux où les participants pourront exprimer leur opinion. Nous prévoyons également des salles annexes si vous envisagez des réunions en petits comités.
  • Capacité : les salles proposées doivent être bien proportionnées par rapport au nombre de participants, un lieu trop petit provoque un sentiment d’étouffement chez les invités, de même un espace trop grand isole et ne favorise pas les échanges.
  • Équipement : une salle toute équipée vous permet de réaliser des économies sur les frais de location de matériel où le recours onéreux à un prestataire technique. Pour organiser une convention ou un congrès, vous aurez besoin de vidéo projecteurs adaptés et d’un système complet de sonorisation pour les débats.
  • Localisation/ proximité : nous veillons à ce que chaque participant puisse se rendre au RDV en  s’assurant de l’accessibilité du lieu. Si le lieu est excentré, nous organisons le transport et l’hébergement.

La réservation d’une salle doit garantir de bonnes conditions de travail. N’oubliez pas non plu que le recours à des prestataires techniques peut s’avérer nécessaire. Tout dépend alors de votre budget.